SharePoint verbetert de samenwerking op kantoor

Dat marketingdocument op uw computer, is dat nou de laatste versie? Of moet u ‘m nog even uit uw mail halen? Nee wacht – die marketingcollega had gister nog wat wijzigingen aangebracht, dus de allerlaatste versie moet bij hem op de pc staan. Maar natuurlijk: hij heeft net een dagje vrij…

Veel bedrijven verliezen nog altijd tijd met het heen en weer mailen van documenten. Niet zelden ontstaat er verwarring over de laatste versie, of werken twee collega’s zonder het van elkaar te weten gelijktijdig aan hetzelfde document. Waardoor er opeens twee versies in het bedrijf circuleren.

Met SharePoint behoort die onhandige en tijdrovende werkwijze tot het verleden. SharePoint is een programma dat de onderlinge samenwerking tussen collega’s verbetert. Documenten op SharePoint zijn door iedereen te zien en iedereen heeft automatisch de laatste versie. Ook kunnen collega’s er gelijktijdig in werken en zijn alle wijzigingen realtime voor iedereen zichtbaar.

Suggesties

SharePoint maakt tevens de aloude file servers overbodig. Met de groei van het aantal bestanden worden file servers steeds trager, waardoor het documenten vinden moeizamer wordt. Dankzij Delve, de zoekfunctie-app binnen SharePoint, is alles razendsnel terug te vinden.

Bijzonder is vooral dat verbanden tussen documenten worden gelegd. Werkt u bijvoorbeeld aan een salesbestand, dan krijgt u automatisch suggesties van documenten van collega’s over hetzelfde onderwerp – ook als u die bestanden nog nooit hebt ingezien. Dit kan u van handige input voorzien en tegelijkertijd dubbel werk voorkomen. En moet u toch een bestand doormailen? Dan biedt Sharepoint u de keuze: het bestand doorsturen zoals het nu is, of een link naar het realtime bestand.

Chaos

Bedrijven die nog niet zijn overgestapt op SharePoint zien soms beren op de weg: ze krijgen visioenen van chaotische, continu veranderende documenten. Of van belangrijke stukken die worden geruïneerd door die nieuwe collega die er überhaupt niet in had mogen werken. Vrees niet. OneDrive blijft beschikbaar voor eigen documenten. SharePoint is de plek voor documenten die gedeeld mogen worden. Gaat er toch iets fout, dan zijn bestanden tot wel meer dan vijftig versies terug te herstellen.

Met SharePoint, dat zowel in de cloud beschikbaar is als op de eigen server, blijft u bovendien gewoon werken met de bekende programma’s van Microsoft Office 365. Uw bekende werkomgeving verandert dus niet, maar verbetert wel. Bedrijven die inmiddels de voordelen kennen van werken met SharePoint, willen nooit meer terug.

Aster helpt u graag met de implementatie. Tot die tijd zit er voor u helaas niets anders op dan geduldig wachten tot die marketingcollega morgen weer op kantoor is.