Heeft u al mail archivering
In de afgelopen jaren is e-mail uitgegroeid tot het meest gebruikte communicatiemiddel voor bedrijven. E-mail vervangt voor een groot deel de (formele) brief en de mondelinge communicatie. Tegenwoordig verzenden medewerkers steeds meer en vaker facturen, offertes, rapporten en andere bedrijfsgevoelige informatie over de mail. Het is dus belangrijk dat e-mails met vertrouwelijke inhoud niet in persoonlijke mappen worden gestopt. Bovendien zijn bedrijven wettelijk verplicht om e-mails te bewaren en te archiveren. Daarom is het noodzakelijk dat u een goed archiveringssysteem heeft.
Individuele mailarchivering
Uw medewerker verzend en ontvangt gemiddeld tussen 300 en 600 e-mails per week. Hierdoor worden uw server en opslag ruimte enorm belast. Ook worden er steeds meer e-mails verstuurd en ontvangen met een bijlagen, waardoor mailboxen sneller vol raken. Het ordenen van e-mails en het opschonen van mailboxen kost tijd, wat met een hoge werkdruk vaak onzorgvuldig wordt gedaan. Vaak zijn zulke e-mails op korte of lange termijn weer nodig. Er gaat dan ook veel tijd verloren aan het zoeken naar een e-mail in een mailbox. Als het archiveren van e-mails individueel gebeurt, zal er geen inzicht meer zijn in het archiveringsproces. Vaak wordt er geen back-up gemaakt van e-mails die in de persoonlijke mailboxen staan.
Wettelijk verplicht
Niet alleen door de hoeveelheden mailberichten is het noodzakelijk geworden om al deze digitale informatie zorgvuldig te beheren en te archiveren. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan uw IT processen. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om hun e-mailberichten te bewaren. Zodra een e-mail informatie bevat die voor het werk van belang is, moet deze gearchiveerd worden. Daarom is het belangrijk dat organisaties vermijden dat e-mails voortijdig worden verwijderd. U bent bijvoorbeeld verplicht om facturen en overeenkomsten zeven jaar te bewaren.
Juridisch bewijsmateriaal
E-mails die door uw medewerkers gestuurd worden kunnen uw bedrijf juridisch binden. E-mailberichten kunnen vaak worden gebruikt als juridisch bewijsmateriaal. Automatisch archiveren van het mailverkeer is daarom zeer cruciaal en uiterst handig.
Hosted Mailarchivering van Aster
Met Hosted mailarchivering van Aster beschikt uw organisatie over een archiveringsoplossing voor email, waarmee u uw bedrijfsprocessen ondersteund. De binnenkomende en uitgaande berichten worden met deze dienst automatisch gearchiveerd en beveiligd opgeslagen. Iedere gebruiker heeft toegang tot zijn/haar eigen e-mailarchief, zowel op kantoor als daarbuiten. Op ieder moment kunnen berichten terug gevonden worden in het archief.
Voordelen voor u op een rij;
– E-mails gemakkelijk terug vinden
– Automatische archivering van belangrijke e-mails
– U voldoet aan de archiefwet
– Overal toegang tot uw e-mail archief
– Geen papieren archief meer
