Connect met al je collega’s (ook toekomstige!)

Er was een tijd, iedereen ouder dan dertig kan zich dit nog herinneren, dat ‘een mailtje krijgen’ iets leuks was. Iemand had de moeite genomen om JOU een bericht te typen! Nu zien we tijdens onze vakanties al op tegen de overvolle inbox en de mailtjes die weer ‘weggewerkt’ moeten worden.

E-mail is een handig communicatiemiddel, maar het moeten er niet te veel worden. Een continue stroom aan – niet altijd even relevante – e-mails kan leiden tot veel frustratie. Helemaal als deze afkomstig zijn van collega’s een deur verderop.

Organisaties die hun medewerkers efficiënter willen inzetten, doen er dan ook goed aan de wildgroei aan intern mailverkeer een halt toe te roepen.

Dat kan heel goed met Yammer, een socialmedia-oplossing voor het bedrijfsleven. Yammer is een platform voor zowel desktop als smartphone waarop medewerkers zelf updates kunnen plaatsen die voor alle collega’s (of een bepaalde afdeling) te zien zijn.

Barbecue

Bij Aster maken we intern ook gebruik van Yammer. Bij ons heeft dit gezorgd voor een afname van het aantal interne mailtjes en een prettiger vorm van communiceren. Het plaatsen van een berichtje op Yammer, en het reageren daarop, is een stuk laagdrempeliger dan het opstellen van een e-mail met alle bijbehorende normen en conventies. Bovendien stoort een nieuw bericht op Yammer een collega niet in zijn werkzaamheden.

Trouwens: hoe efficiënt zijn mailtjes nu werkelijk in een organisatie waarin het personeelsbestand nog weleens wisselt? Is de nieuwe collega op de hoogte van de barbecue, of was de uitnodigingsmail verstuurd voordat hij in dienst kwam? En waarom snapt hij de bedoeling van de drie postvakjes nou niet? Heeft niemand die e-mail van vorige maand daarover aan hem doorgestuurd?

Klungelig

Met Yammer niets van dat alles. Nieuwe collega’s kunnen direct toegang krijgen tot alle historische posts. Zo kunnen ze zich het dagelijkse reilen en zeilen van de organisatie snel eigen maken. Collega’s vergeten in de mailinglijst, oude mails moeten doorsturen, en storende reply-to-alls behoren met Yammer tot het verleden.

Misschien dat u dan over tien jaar aan die nieuwe stagiair kunt vertellen over die klungelige kantoorcommunicatie van vroeger. Veel meer over de organisatie zult u hem waarschijnlijk niet meer kunnen bijbrengen; het andere heeft hij al op Yammer gelezen.