Microsoft Viva: één plek voor werkcultuur, kennis en communicatie

Wat is Microsoft Viva?

Microsoft Viva is het employee experience platform van Microsoft, ontworpen om medewerkers meer betrokken, geïnformeerd en ondersteund te houden binnen de moderne digitale werkplek. Het is volledig geïntegreerd in Microsoft Teams en Microsoft 365, en combineert communicatie, kennisdeling, leren, doelen en welzijn in één centrale omgeving.

Het doel: een meer verbonden, veerkrachtige en productieve organisatiecultuur creëren, ook in hybride of remote settings.

De Viva Suite

De Viva-suite bestaat uit meerdere modules die elk inspelen op een ander aspect van de medewerkerservaring. Denk aan:

• Viva Connections: één centrale toegangspoort tot nieuws, tools en bedrijfscultuur, direct vanuit Teams.
• Viva Learning: integreert leercontent van o.a. LinkedIn Learning, Microsoft Learn en interne bronnen in de dagelijkse workflow.
• Viva Insights: biedt inzichten in werkgewoonten en focus, met aandacht voor welzijn en balans.
• Viva Topics: gebruikt AI om kennis automatisch te organiseren en zichtbaar te maken binnen je organisatie.
• Viva Engage: sociaal platform binnen Teams dat medewerkers verbindt, informeert en ruimte biedt voor community, storytelling en dialoog.

Microsoft Viva biedt daarmee een krachtige toolbox om mensen centraal te stellen in hun digitale werkomgeving vanuit één vertrouwde omgeving: Microsoft Teams.

#1. Viva Learning

Viva Learning is het leerplatform binnen Microsoft Viva, waarmee medewerkers eenvoudig toegang krijgen tot leermateriaal, zonder Teams te verlaten. Het integreert populaire bronnen zoals:

• LinkedIn Learning
• Microsoft Learn
• Coursera, edX, Pluralsight (via integraties)
• Eigen LMS-systemen zoals SAP SuccessFactors, Cornerstone
• Aangepaste leercontent, zoals interne trainingen, video’s of handleidingen

Functionaliteiten die het verschil maken

• • Zoeken & ontdekken: medewerkers kunnen zelf door het aanbod bladeren of op thema zoeken (bijv. “Excel voor gevorderden” of “effectief leiderschap”).
  • Aanbevelingen: leidinggevenden of HR kunnen leercontent aan specifieke medewerkers of teams toewijzen.
  • Bookmarking & reminders: gebruikers kunnen leertrajecten opslaan of herinneringen instellen.
  • Delen & samenwerken: collega’s kunnen leeritems met elkaar delen via Teams-chats of -kanalen.
  • Integratie met agenda & taken: leerdoelen kunnen gekoppeld worden aan Outlook of To Do, waardoor het beter in de werkweek past.

#2. Viva Insights

Viva Insights analyseert werkpatronen op basis van data uit Microsoft 365 (zoals Outlook, Teams, OneDrive) en vertaalt dit naar bruikbare aanbevelingen. Dit gebeurt op drie niveaus:

1. Persoonlijk (individueel)

Medewerkers krijgen privé-inzichten over:

• Focus- versus vergadertijd
• Pauzes & werktijden buiten kantooruren
• Tijd voor reflectie, planning of leren

Met suggesties zoals:

“Plan een focusblok van 2 uur op woensdagochtend”
“Je hebt deze week 3 dagen na 18:00 gewerkt – overweeg een pauze in te plannen”

Alles is volledig privé en alleen zichtbaar voor de gebruiker zelf.

2. Manager (teamniveau)

Leidinggevenden krijgen geaggregeerde, geanonimiseerde inzichten over:

• Werkdruk binnen het team
• Aantal overuren of vergadertijd per week
• Signalen van burn-outrisico of verminderde betrokkenheid

Ze kunnen zien waar knelpunten zitten, zonder individuele medewerkers te identificeren, en worden geholpen om actie te ondernemen (bijv. minder late meetings, meer focusruimte).

3. Organisatiebreed

Op organisatieniveau ontstaan patronen zoals:

• Zijn er afdelingen met structurele overbelasting?
• Hoeveel tijd gaat er gemiddeld verloren aan dubbele vergaderingen?
• Wordt de afgesproken hybride werkstrategie daadwerkelijk gevolgd?

Deze inzichten helpen beleid te onderbouwen en gericht te verbeteren.

Extra functionaliteiten

• Virtuele commute: een digitale ‘reis naar huis’ die helpt de werkdag af te sluiten en mentaal los te laten.
• Mindfulness integratie: via een samenwerking met Headspace kunnen gebruikers korte meditaties of ademhalingsoefeningen starten.
• Reflectievragen: dagelijkse vragen over welzijn, stress of energiepeil.
• Digitaal welkomstbord voor nieuwe medewerkers: om gezonde gewoonten direct vanaf de start te stimuleren.

Viva Engage

Viva Engage is een sociaal platform binnen Teams, gericht op:

• Het bouwen van communities binnen je organisatie
• Het delen van verhalen, successen en ideeën
• Het zichtbaar maken van leiderschap
• Het stimuleren van betrokkenheid en onderlinge verbinding

Of je nu werkt op kantoor, thuis of onderweg: Viva Engage biedt een centrale plek om je stem te laten horen, vragen te stellen of mee te denken.

Belangrijke functionaliteiten

• Communities: Maak groepen aan rondom thema’s, afdelingen of interesses. Medewerkers kunnen hier ideeën delen, vragen stellen of successen vieren. Voor organisaties waar kennisdeling, betrokkenheid en cultuur belangrijk zijn, vormen communities een onmisbaar sociaal fundament, zéker in hybride teams.
• Storyline: Een persoonlijke tijdlijn voor medewerkers waarin zij updates, mijlpalen of ideeën kunnen delen, vergelijkbaar met een LinkedIn-post. Anderen kunnen reageren, liken en delen.
• Leadership Corner: Een plek om je leiders beter te leren kennen en op de hoogte te blijven. Bekijk de nieuwste content die ze delen, ontdek in welke communities ze actief zijn en neem deel aan hun AMA’s (Ask Me Anything-sessies) om direct vragen te stellen.
• Q&A’s (vragen & antwoorden): In communities kunnen medewerkers vragen stellen en antwoorden geven. De beste antwoorden kunnen worden gemarkeerd, wat deze functie ideaal maakt voor kennisdeling en onboarding.
• Polls & interactie: Voeg polls toe aan berichten of in communities om snel feedback te verzamelen.

Viva Engage zorgt ervoor dat mensen zich verbonden voelen met de organisatie en met elkaar. Het biedt medewerkers ruimte om te delen wat ze doen, bereiken of nodig hebben en stelt anderen in staat mee te leven, mee te denken en samen te groeien.

Voor nieuwe collega’s is het bovendien een laagdrempelig platform om de organisatiecultuur te leren kennen, praktische informatie te vinden en direct onderdeel te worden van relevante communities. Of je nu op afstand werkt of op kantoor: Viva Engage geeft iedereen een plek in het verhaal van je organisatie.

Viva Topics

Viva Topics is een AI-gedreven kennismanagementsysteem binnen Microsoft Viva. Het scant dagelijks je Microsoft 365-omgeving (zoals SharePoint, Teams, OneDrive, Outlook) en herkent automatisch belangrijke onderwerpen, zoals projectnamen, klanten, processen of producten.

Rond elk herkend onderwerp wordt een ‘Topic page’ aangemaakt: een overzichtspagina met relevante documenten, experts, gesprekken en definities, allemaal automatisch gegenereerd of aangevuld door collega’s.

Waar zie je Viva Topics terug?

Topics verschijnen:

• Inline in documenten of chats, herkenbaar als een onderstreepte term, waar je met de muis overheen kunt gaan voor meer context
• In de zoekresultaten van Microsoft 365
• Op topic-kaarten in Viva Connections of SharePoint
• Op een overzichtspagina met alle actuele topics binnen de organisatie

Topics respecteren automatisch de toegangsrechten van gebruikers: je ziet alleen content waarvoor je gemachtigd bent. Zo krijg je altijd snel de juiste informatie zonder te zoeken of collega’s lastig te vallen.

Viva Connections

Viva Connections is het gepersonaliseerde intranet van de moderne werkplek. Met alle krachtige modules die Microsoft Viva biedt – van leren en welzijn tot kennis en verbinding – is het cruciaal om medewerkers een centrale, toegankelijke plek te geven waar alles samenkomt. Viva Connections vervult precies die rol en is opgebouwd in drie onderdelen:

1. Dashboard

Het interactieve dashboard vormt het hart van de ervaring. Gebruikers zien hier kaarten (zogeheten Adaptive Card Extensions) met relevante informatie en directe acties. Denk aan:

• Inzicht in verlof- of planningssystemen
• Toegewezen leertrajecten vanuit Viva Learning
• Teamdoelen uit Viva Goals
• Snelle links naar hulppagina’s, HR-processen of veelgebruikte apps

Het dashboard is volledig aanpasbaar, met drie soorten kaarten:

• Out-of-the-box: standaardcomponenten zoals aankondigingen of links
• Semi-custom: configureerbaar zonder code, via de kaart-designer
• Full-custom: volledig op maat via SharePoint Framework (SPFx), bijvoorbeeld met koppelingen naar externe systemen als ServiceNow of Adobe Sign

2. Nieuwsfeed

Een gepersonaliseerde stroom van bedrijfsnieuws, afkomstig uit gekoppelde SharePoint-sites en in de toekomst ook Engage berichten. De feed toont relevante berichten op basis van je teams, rol en interactie.
Medewerkers kunnen berichten liken, opslaan en delen, en gebruikers met een Copilot-licentie krijgen zelfs automatisch een AI-samenvatting van langere artikelen.

3. Resources-tab

Een statisch overzicht van belangrijke links, formulieren en pagina’s binnen de organisatie. Denk aan intranetsecties, policies of IT-supportpagina’s.

Mobile-first: bereik iedereen, altijd

De mobiele versie van Viva Connections is volwassen, snel en intuïtief. Frontline medewerkers  die vaak geen vaste werkplek of laptop hebben kunnen via de Teams-app eenvoudig hun dashboard openen, nieuws lezen, leeritems volgen en meer.

Klaar voor de volgende stap?

Of je nu klein begint met één module of de hele suite wilt inzetten: Microsoft Viva helpt je bouwen aan een toekomstbestendige organisatiecultuur. Wil je sparren over wat het beste past bij jouw organisatie? We denken graag met je mee. Klik hier om een vrijblijvend consult in te plannen met onze specialist, Ingrid de Bont!