Vanaf elk device overal werken
Gelijktijdig werken in grote documenten: het is dagelijkse kost voor de financieel adviseurs van Finance Ideas. Dat vraagt om een flexibele werkomgeving, veel computerkracht en optimale connectiviteit. Finance Ideas stapte over van een fysieke server naar de cloud en Office 365. Niet alles liep daarbij van een leien dakje. Maar: “Aster heeft nooit opgegeven.”
Enkele jaren na de verhuizing van Finance Ideas van de Maliebaan naar het huidige bedrijfspand aan de Weg der Verenigde Naties, werd de organisatie voor een keuze gesteld. De fysieke server in de kelder was economisch afgeschreven. “Dan maak je de afweging”, blikt office manager Femke Vogt terug. “Ga je de server vervangen, of stap je over naar de cloud?”
Complexe modellen
Voor Finance Ideas zijn schaalbaarheid en flexibiliteit de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Finance Ideas, opgericht in 2004, geeft vastgoed-gerelateerd financieel advies aan onder meer woningcorporaties, zorginstellingen en institutionele beleggers. Tot de dienstverlening behoren het doorrekenen van plannen (fusies, overnames), het waarderen van bezit, het opstellen van forecasts en advisering op het gebied van wet- en regelgeving.
“Als financieel adviseur werken we met complexe modellen”, legt Femke uit. “Daarvoor is veel rekenkracht nodig. Bovendien werken we als collega’s veel samen. We schuiven snel even bij elkaar aan of werken samen aan hetzelfde bestand. De IT-omgeving moet daarop ingericht zijn.”
Verstand van zaken
Daarom besloot het bedrijf over te stappen op de cloud. Finance Ideas vroeg diverse offertes aan, waarna de keuze viel op Aster. “We hadden direct het gevoel dat we met een professionele partij te maken hadden”, aldus Femke. “Ook was Aster heel duidelijk over de mogelijkheden, ze hadden verstand van zaken.”
Met Aster als nieuwe IT-partner werd de fysieke server ontmanteld en werden alle documenten overgeheveld naar de cloud. Om de onderlinge samenwerking tussen collega’s te bevorderen, werden tegelijkertijd ook Office 365 en SharePoint geïmplementeerd. Maar hoewel de migratie zelf soepel verliep, voldeed de performance in de beginperiode niet aan de verwachtingen.
Vanaf elk device overal werken
Vertrouwen
“Aster heeft erg z’n best gedaan de problemen bloot te leggen”, vertelt Femke. “Misschien dat Aster zich toch verkeken had op de enorme hoeveelheid documenten die we in de loop der jaren hadden verzameld. Dan kun je natuurlijk zeggen: het is klaar, we gaan met een andere partij verder. Maar we hebben er altijd vertrouwen in gehad dat Aster met een goede oplossing zou komen.”
Na enkele vruchteloze pogingen de performance issues te verhelpen, besloten Aster en Finance Ideas het over een andere boeg te gooien: de thin clients waar het Utrechtse bedrijf mee werkte, werden vervangen door laptops. Die maatregel stelt medewerkers in staat om meer gebruik te maken van de lokale capaciteit van hun device, alsmede flexibeler te werken.
Nooit opgeven
Achteraf gezien hadden her en der andere keuzes gemaakt moeten worden, erkennen beide partijen. Desondanks is Finance Ideas te spreken over de samenwerking. “Aster heeft nooit opgegeven. Ondanks de problemen zijn ze altijd volhardend gebleven in het zoeken naar een oplossing en hebben ze goed met ons meegedacht.”
Ook prijst Femke het ticketsysteem van Aster (‘dat werkt erg prettig’), de goede bereikbaarheid en de aanwezige kennis en ervaring. “We zien Aster als onze adviseur. Laatst had ik met een collega een gesprek over security en dan denk ik wel: daarvoor heb ik Aster. Ik heb er alle vertrouwen in dat ze professioneel zijn en eventuele problemen op dat vlak adequaat kunnen verhelpen.”
Nieuwe auto
Nu alle plooien zijn recht gestreken is de migratie op de werkvloer positief ontvangen. Femke: “Alles is sneller geworden. We hebben meer capaciteit, we zijn flexibeler. We werken nu veel vaker bij klanten op locatie, omdat we overal en vanaf elk device bij de bestanden kunnen, en daar ook samen in kunnen werken.”
Finance Ideas heeft grote slagen gemaakt in de optimalisatie van de bedrijfsprocessen. “De weg ernaar toe was hobbelig, maar toch ben ik blij dat we deze weg zijn ingeslagen”, besluit Femke. “We rijden nu in een nieuwe auto en die rijdt een stuk lekkerder dan een oude bak.”
